Vijf tips bij het opstellen van je algemene voorwaarden

In dit artikel geef ik wat tips als je nog geen algemene voorwaarden hebt en ze nu (eindelijk) wel wilt op stellen. Allereerst geef ik aan wat algemene voorwaarden zijn en waarom algemene voorwaarden handig en, in mijn ogen, ook noodzakelijk zijn. Daarna geef ik de beloofde tips voor het opstellen van die algemene voorwaarden. Ik sluit af met een vraag en verzoek om feed-back.

algemene voorwaarden

Wat zijn algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn in feite niet meer, dan de vastlegging van de condities of de gehanteerde standaard afspraken, waaronder jij je diensten of producten aanbiedt. Als het goed is, bied je jezelf of je werk in het algemeen telkens op dezelfde manier en dus onder dezelfde voorwaarden aan. Vastlegging van deze voorwaarden (de algemene voorwaarden) zijn dan handig voor jou, maar ook voor je klanten. Zij (kunnen) weten onder welke voorwaarden jij je werk/product aanbiedt en je hoeft het niet telkens opnieuw vast te leggen. Speciale afspraken geldend voor die ene afspraak of contract kan of liever gezegd moet je natuurlijk apart vastleggen voor dat geval, maar vaak is dan een mondelinge overeenkomst, met natuurlijk wel verwijzing naar je algemene voorwaarden (maar dan moet je die wel hebben) voldoende. In de regel zul je immers telkens ongeveer hetzelfde doen. Indien niet: dan is schriftelijk vast leggen per geval handig.

Waarom algemene voorwaarden

Zoals onder wat aangegeven is het handig om slechts éénmaal iets vast te leggen en niet telkens opnieuw, dus voorop staat gemak voor jou en je klant. Belangrijk hiernaast is, dat jij je duidelijk uitlaat over wat wel en wat niet door jou gedaan wordt of verstaan wordt onder jouw dienstverlening/service/product. Denk ook aan kosten en wat er wel en niet onder valt (bijvoorbeeld reistijd, vervoerskosten, levering).  In de algemene voorwaarden kun je de grenzen aan je werk en dienst duidelijk aangeven. Je kunt aangeven welke afspraken gelden voor betalingstermijnen, garantiebepalingen, eigendomsvoorbehoud, auteursrecht en voor als het mis gaat aansprakelijkheid en je incassovoorwaarden. Met name als je met consumenten zaken doet is dat laatste erg belangrijk.

Tip

Tip 1: Doe het en wel meteen

Vaak hoor ik, dat er nog geen algemene voorwaarden opgesteld zijn, omdat het nog wel een keer komt. Les 1 en dus tip 1 is, dat morgen opstellen, net een dag te laat kan zijn. Wachten totdat er eerst iets is misgegaan, is niet aan te raden. Een les is goed, maar als het een hele dure les is, kun je je afvragen of het handig en verstandig is. En: van uitstel komt meestal afstel.

Ook een goede reden om het (nog) niet te doen, is dat het zo duur en ingewikkeld is. Duur is altijd relatief, maar met goed advies kan het echt best voor een redelijk bedrag (meer dan inschrijven bij de KvK, maar minder dan een acte bij de notaris). Ingewikkeld hoeft het niet te zijn, voor een specialist zeker niet, als je tenminste weet onder welke voorwaarden je jezelf en je producten aanbiedt.

Tip 2: Doe het niet zelf

De beste tip is om het vooral niet zelf te doen, maar om het te laten doen. Dat laten doen is dan ook nog met het voorbehoud, dat het gedaan wordt door iemand die er wat van af weet. Dat houdt in een jurist en dan ook nog eentje die er wat van af weet en die begrijpt wat jij wilt (dus jouw taal spreekt).

Tip 3: Als je het dan toch zelf doet, jat dan goed

Natuurlijk kun je ook zelf aan de slag. Ik raad dat niet aan, maar niets menselijks is mij vreemd, dus ik begrijp het als je het doet. Er zijn legio voorbeelden via internet te verkrijgen. De ene beter dan de andere, maar als belangrijkste aanbeveling kan ik geven, dat je het best kan aansluiten bij voorwaarden gemaakt door je eigen branche of branche genoten. Waarom? Deze voorwaarden sluiten (meestal) het best aan bij de voorwaarden waaronder jij je werk doet. Voor maatwerk en dus op jou en je bedrijf toegespitste voorwaarden: zie tip 2.

Tip 4: Registreer je voorwaarden

Voor weinig geld kun je je voorwaarden laten registreren bij de KvK. Op dit moment is dat 18 euro per geregistreerde Algemene Voorwaarden. Dit kan ook bij de rechtbank van je regio (maar dat is een stuk duurder). Een andere mogelijkheid is via Voorwaarden. Net, daar is het zelfs gratis en het opvragen van de voorwaarden is ook gratis. Dat is bij de eerste twee genoemde instanties niet zo. Wil je zien dat dit ook werkt, klik dan op de algemene voorwaarden van JuridischEHBO.

Handig aan registratie is, dat er hierdoor geen bewijs problemen meer ontstaan over de door jou gehanteerde voorwaarden per een bepaalde datum. Verder geeft het ook een meer officiële status aan je voorwaarden, wat ook niet onderschat mag worden.

Tip 5 Check je voorwaarden geregeld

Heb je eenmaal algemene voorwaarden? Gefeliciteerd en je kunt weer aan de slag met je kernactiviteiten. Rust echter niet op je lauweren en denk dat het verhaal hiermee afgelopen is. Nee, het is goed geregeld naar de voorwaarden waaronder je je werkzaamheden aanbiedt te kijken. Als het goed is kijk je ook jaarlijks naar, je tarief en je belastingaangifte, doe dat dan ook bij je algemene voorwaarden. Er kunnen wetswijzigingen zijn, die impact hebben op je voorwaarden, dus is screening (per 1-1) aan te raden.

Bargain

Eenmalige en unieke aanbieding

Voor de eerste 5 gegadigden (wie het eerst komt, die het eerst maalt; ter discretie van JuridischEHBO; geen correspondentie mogelijk) een aanbod om op maat algemene voorwaarden op te stellen voor geen 350 euro, maar voor slechts 195 euro (exclusief BTW, algemene voorwaarden zijn van toepassing).

Aanmelding via mail: info@JuridischEHBO.nl

Slot

Met deze vijf tips heb je natuurlijk geen algemene voorwaarden, maar je hebt hopelijk wel wat munitie en aanmoediging om voorwaarden op te gaan of laten stellen.

Heb je vragen over dit stuk of mis je informatie, laat het hieronder weten.

Denk je dat anderen dit ook interessant zouden kunnen vinden, deel het.

share

Voor degenen die meer willen weten over algemene voorwaarden zie onder Downloads het gratis E-book Juridisch goed geregeld ondernemen.

Advertenties